Viết email từ chối phỏng vấn không “mất lòng” nhà tuyển dụng – nghệ thuật ngôn từ tinh tế
Viết email từ chối phỏng vấn khi bạn không còn cảm thấy phù hợp với vị trí ứng tuyển. Là điều nên làm để thể hiện được sự chuyên nghiệp, lịch sự của bạn với các nhà tuyển dụng. Viết email từ chối phỏng vấn như thế nào. Những lời khuyên và gợi ý trong bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương pháp hợp lý nhất.
Viết email từ chối phỏng vấn lúc nào là hợp lý
Mỗi cá nhân sẽ có những kỳ vọng, tiêu chuẩn khác nhau khi tìm vệc làm. Các tiêu chí hoàn toàn có thể thay đổi theo thời gian. Ứng viên cảm thấy không còn phù hợp với công việc ứng tuyển. Hoặc với nhiều trường hợp, sẽ có những lý do “bất khả kháng” có thể xuất hiện ngay sau khi bạn nộp hồ sơ hoặc CV xin việc. Chính vì vậy, ứng viên có thể đổi ý với những cơ hội phỏng vấn xin việc làm. Từ chối phỏng vấn có nghĩa là bạn đã không còn cân nhắc tới cơ hội nghề nghiệp đó nữa
Nhìn chung dù bạn có vì nguyên nhân nào để đưa ra lời từ chối phỏng vấn. Nhất định phải đưa ra lời từ chối lịch sự với nhà tuyển dụng. Và tất nhiên, viết một Email từ chối phỏng vấn là cách đơn giản nhất được nhiều ứng viên lựa chọn.
Có nhiều người cho rằng gửi Email từ chối phỏng vấn không quan trọng. Chỉ cần giữ sự im lặng là đã thể hiện được thái độ phản hồi. Tuy nhiên, đây là suy nghĩ rất không nên có. Bởi việc nhận lời rồi đến hoặc không phản hồi. Đều sẽ làm ảnh hưởng đến các kế hoạch của nhà tuyển dụng. Cũng đồng thời làm mất đi những cơ hội với ứng viên khác. Vì vậy, viết Email từ chối lời mời phỏng vấn sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn. Và biết đâu, trong tương lai có thể bạn sẽ có cơ hội hợp tác lần thứ hai cùng doanh nghiệp.
Tìm hiểu một số lý do để viết Email từ chối phỏng vấn
Những lý do chủ yếu khiến ứng viên quyết định từ chối lời mời phỏng vấn. Đến từ những đơn vị tuyển dụng Hồ Chí Minh. Thường rất đa dạng. Theo khảo sát từ chuyên trang vieclamtphcm.vn, các ứng viên thường sử dụng những lý do sau để từ chối thư mời phỏng vấn
- Bạn đã nhận việc tại doanh nghiệp, tổ chức khác
- Công ty đã phản hồi quá chậm sau khi bạn nộp hồ sơ ứng tuyển
- Vì lý do cá nhân mà bạn phải thay đổi kế hoạch công việc.
- Qua tìm hiểu thấy công ty không phù hợp (về định hướng, mục tiêu).
- Vị trí ứng tuyển yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với năng lực, kinh nghiệm của bạn
- Bạn nhận ra rằng mình không thực sự thích công việc đó nữa.
- Các lý do khác: Giao thông không thuận tiện, địa điểm làm việc quá xa, nhiều tin đồn tiêu cực,...
Trên thực tế, có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến việc ứng viên từ chối lời mời phỏng vấn của các nhà tuyển dụng. Dù lý do mang tính chủ quan và xuất phát từ bản thân bạn. Cũng hãy nên cố gắng đưa ra một số lý do chính đáng. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng chấp nhận lời từ chối của bạn. Mà không phải rơi vào cảm giác ức chế và không đánh giá tồi tệ về bạn. Tất nhiên, chúng ta không nên nói dối. Nhưng đôi khi, những lời nói hướng đến mục đích không làm tổn thương người khác, thể hiện sự lịch sự, tôn trọng người đối diện. Hoàn toàn được chấp nhận.
Kinh nghiệm viết email từ chối phỏng vấn tinh tế và lịch sự
Đảm bảo việc từ chối đã được quyết định chắc chắn
Tương tự với cách viết mail từ chối công việc. Khi đứng trước quyết định gửi mẫu thư từ chối phỏng vấn đến nhà tuyển dụng. Bạn cần chắc chắn rằng, đó đã là quyết định chắc chắn và cuối cùng. Sẽ không còn cơ hội thay đổi dành cho bạn . Nhà tuyển dụng sẽ không thích làm việc với những người có xu hướng biến đổi liên tục trong suy nghĩ. Thiếu quyết đoán và không đáng tin cậy.
Bạn phải biết rằng, một khi nhà tuyển dụng gửi thư mời phỏng vấn hay thư từ chối tuyển dụng đến một ứng viên nào đó. Đã là quyết định được cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng. Chính vì vậy, nếu đáp lại bằng một thái độ hời hợt, không tôn trọng cơ hội được trao đến bạn. Sẽ là sự tố cáo rằng bạn thực sự kém chuyên nghiệp.
Phản hồi nhanh chóng
Trong hoạt động tuyển dụng nói chung, yếu tố được chú trọng nhất là chất lượng tương tác. Do đó, khi nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Hãy cân nhắc để nhanh chóng đưa ra lời phản hồi. Thông qua một Email xác nhận đồng ý. Hoặc đó sẽ là mẫu email từ chối phỏng vấn nói rõ về quyết định của bạn. Cách viết thư từ chối phỏng vấn được hướng dẫn khá rõ ràng. Chỉ cần bạn bỏ chút thời gian để tìm hiểu trên google search. Bạn đã có thể hoàn thiện được một mẫu thư từ chối công việc tinh tế, thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn. Việc bạn thông báo sớm, cũng sẽ giúp nhà tuyển dụng có thời gian để lựa chọn ứng viên phù hợp khác.
Ngôn ngữ sử dụng lịch sự
Trong quá trình tìm hiểu cách viết thư từ chối nhà tuyển dụng. Bạn cần thể hiện được sự thân thiện và lịch sự của mình. Việc này sẽ để lại ấn tượng tốt và sự thiện cảm với nhà tuyển dụng. Biết đâu được, bạn sẽ có cơ hội hợp tác với đơn vị trong lần sau. Đây cũng sẽ là cách giúp bạn giữ gìn được mối hòa hảo lâu dài.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp tuyển dụng thường xây dựng mạng lưới kết nối rộng khắp. Nếu bạn đã “dính vết đen” từ sự thiếu chuyên nghiệp, có lời lẽ khiếm nhã, mất lịch sự… Sẽ khiến bạn gặp rất nhiều khó khăn cho quá trình tìm việc ở tương lai. Bởi rất có thể, bạn đã nằm trong “blacklist” tuyển dụng.
Không nên nêu lý do quá dài dòng và chi tiết
Cho dù viết Email từ chối công việc hay chọn cách viết email từ chối phỏng vấn đi nữa. Bạn cũng không nên trình bày quá chi tiết, cụ thể. Về nguyên nhân khiến bạn có sự thay đổi quyết định ở phút cuối như vậy. Cách tinh tế và thông minh nhất, hãy lựa chọn cách trình bày ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ ý và dễ hiểu. Nội dung Email phải đảm bảo có mặt thông tin bạn từ chối buổi phỏng vấn nhé.
Tham khảo các mẫu Email từ chối phỏng vấn
Nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc lựa chọn cách từ chối thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng bằng một Email chuyên nghiệp. Bạn có thể thử tham khảo những mẫu gợi ý từ vieclamtphcm.vn sau đây. Hãy chắc rằng cách diễn đạt của bạn đã ổn hay chưa. Định dạng Email với bố cục rõ ràng, đẹp mắt và chuẩn chỉnh hơn nhé.
Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn cơ bản
Dưới đây là một ví dụ về một email cơ bản để từ chối một cuộc phỏng vấn:
"Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên của bạn
Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]
Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cân nhắc trao cho tôi cơ hội đến tham dự cuộc phỏng vấn vào vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, vì một vài lý do cá nhân, tôi muốn rút đơn xin việc khỏi vị trí này.
Tôi chân thành cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian để xem xét đơn xin việc và CV của tôi.
Một lần nữa, cảm ơn anh/chị đã xem xét.
Trân trọng,
Tên của bạn
Số điện thoại".
Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn vì đã tìm được công việc khác
"Chủ đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn
Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]
Tôi rất biết ơn về cơ hội được phỏng vấn tại [Tên công ty] vào vị trí [tên chức danh công việc]. Trong khi chờ đợi phản hồi cho vị trí này, tôi đã nhận được lời mời làm việc tại một doanh nghiệp khác, vì vậy tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị.
Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn anh/chị vì đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vào vị trí này. Xin đừng ngần ngại liên lạc nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào khác.
Trân trọng,
Tên của bạn
Số điện thoại".
Mẫu email từ chối phỏng vấn khi bạn cần thay đổi kế hoạch công việc
"Kính gửi [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]
Rất cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và trao cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì kế hoạch công việc đã thay đổi sau khi tôi gửi CV xin việc. Tôi phải từ chối cơ hội phỏng vấn dù rất mong muốn được cống hiến trong một môi trường tốt và tích cực như quý công ty.
Tôi mong rằng quý công ty có thể giữ liên lạc với tôi như một ứng viên tiềm năng. Mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã xem xét và đưa ra lời mời phỏng vấn cho tôi.
Trân trọng,
Tên của bạn
Số điện thoại".
Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh (lý do đã nhận công việc khác)
"Dear [Name]/ Company Name/ Department],
Thank you for reaching out! I'm so grateful for the time and consideration you've given my application for the [position] role. However, I recently accepted an offer from another company.
I wish you the best of luck filling this role and hope we can keep in touch. If anything changes in the future, I'll certainly reach out in case the timing is right on both sides.
Best regard,
[Your Name]".
Có nên tiếp tục duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn không?
Mặc dù bạn đã chọn cách từ chối thư mời phỏng vấn. Tuy nhiên, lời từ chối chuyên nghiệp và thân thiện nhất có thể. Sẽ giúp nhà tuyển dụng không đánh giá thấp về bạn. Biết đâu trong tương lai, bạn sẽ có dịp hội ngộ với nhà tuyển dụng tại một cơ hội việc làm hcm với vai trò khác.
Tuy nhiên, nếu bạn quyết định chấm dứt toàn bộ liên lạc với nhà tuyển dụng sau khi gửi email từ chối phỏng vấn. Hoàn toàn là việc không nên xảy ra. Bởi bạn đang đánh mất một lợi thế tốt cho mình. Bởi như đã nói ở trên, không thể nói trước được về sự tái ngộ giữa bạn với công ty. Hoặc bạn có thể không biết được rằng, nhà tuyển dụng bạn đã từ chối. Có mối quan hệ khá thân thiết với nhà tuyển dụng mà bạn sắp sửa phỏng vấn xin việc làm hay không. Chính vì thế, hãy cố gắng giữ liên lạc và để lại cái nhìn thiện cảm với nhà tuyển dụng. Dù bạn đã lựa chọn cách từ chối phỏng vấn.
Kết luận
Mỗi cơ hội phỏng vấn đều rất đáng được trân trọng. Vì nó sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến vị trí việc làm mà bản thân mong muốn. Nhưng không phải cơ hội nào cũng dành cho bạn. Sẽ có những lý do làm bạn phải thay đổi quyết định của mình. Cách từ chối lời mời phỏng vấn bằng cách chuyên nghiệp. Giúp bạn xây dựng được hình ảnh cá nhân là một ứng viên tích cực, lịch sự trong mắt nhà tuyển dụng. Viết email từ chối phỏng vấn không quá khó. Nếu bạn áp dụng tốt những lời khuyên từ vieclamtphcm.vn. Chúc bạn sớm tìm được vị trí việc làm phù hợp hơn.