Workshop là gì? Quy trình tổ chức một buổi workshop thành công?
Workshop là thuật ngữ chắc hẳn không còn xa lạ đối với mọi người, đặc biệt là các bạn sinh viên. Vậy các bạn đã hiểu chính xác ý nghĩa của workshop là gì chưa? Cũng như những lợi ích của buổi workshop mang lại và quy trình tổ chức buổi workshop thành công. Bài viết này, hãy cùng Việc làm TPHCM đi tìm câu trả lời nhé.
Workshop là gì?
Workshop được hiểu là hoạt động trao đổi, thảo luận về một chủ đề thuộc lĩnh vực nhất định nào đó. Đầu buổi sẽ là phần trình bày của các diễn giả hoặc những người có chuyên môn, phần còn lại là hỏi đáp, thảo luận tự do dành cho người tham dự.
Workshop là gì?
Người diễn giả của buổi workshop được biết đến với thuật ngữ là speaker, người sẽ lựa chọn chủ đề phù hợp để tiến hành trao đổi, thảo luận với những người tham dự. Thông thường, thời gian diễn ra những buổi workshop thường kéo dài 2 đến 4 tiếng. Hoạt động chính của các speaker thường làm là thảo luận với khách mời và trả lời những thắc mắc của họ.
Điều thú vị ở các buổi workshop là không giới hạn số những người tham dự. Quy mô một buổi workshop sẽ tùy thuộc vào kinh phí và khả năng của đơn vị tổ chức. Không gian tổ chức cũng không theo bất kỳ tiêu chuẩn nào, chỉ cần tạo không gian thoải mái, rộng rãi.
Lợi ích của việc tổ chức buổi workshop
Nếu bạn đang thắc mắc về lợi ích việc tổ chức workshop là gì? Hãy cùng Việc làm HCM tìm hiểu trong phần tiếp theo dưới đây nhé.
Phát huy khả năng làm việc nhóm
Ngày nay, những buổi workshop diễn ra vô cùng sôi nổi, không dừng lại ở việc ngồi nghe mà còn phần thực hành. Vì thế, các diễn giả phải tiếp cận và làm việc nhóm với những người tham dự, cùng họ thực hiện tốt những hoạt động trong buổi workshop. Nhờ vậy mà phát huy được khả năng quan sát, giao tiếp giúp nâng cao hiệu quả khi làm việc nhóm.
Thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo
Lợi ích thứ 2 mà tổ chức workshop mang lại đó là thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo. Một buổi workshop chỉ gói gọn trong thời gian cho phép. Cũng như không gian chỉ thu gọn trong một khán phòng giúp kích thích khả năng tư duy, lắng nghe của mọi người. Trong trường hợp hạn chế về mọi mặt, mọi người cần nghiêm túc, tập trung cao độ để phát huy khả năng làm việc dưới áp lực trong khoảng thời gian ngắn.
Lợi ích việc tổ chức workshop là gì?
Kênh quảng bá thương hiệu tiết kiệm mà hiệu quả
Tổ chức workshop sẽ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với một chiến lược marketing. Trong buổi thảo luận có rất nhiều người có nhu cầu và thật sự quan tâm đến cùng lĩnh vực tham gia, vì thế khả năng tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu là rất cao. Qua đó, cho thấy hiệu quả của workshop mang lại cao hơn nhiều so với phương pháp Marketing truyền thống.
Các buổi workshop ở Việt Nam
Tại Việt Nam, các buổi workshop đã phổ biến hơn, đặc biệt thường diễn ra ở các trường đại học. Chủ đề các buổi workshop cũng trở nên đa dạng, bạn dễ dàng tìm thấy các buổi workshop ở mọi lĩnh vực như: Kinh tế, y tế, giáo dục,...
Các buổi workshop có tầm ảnh hưởng rất lớn đến những người tham gia. Bởi thế các doanh nghiệp trên thế giới đã tận dụng các buổi workshop mỗi khi ra mắt sản phẩm mới hay những vấn đề nổi bật của doanh nghiệp. Để thu hút khách hàng mục tiêu thay cho marketing truyền thông. Tuy nhiên, tại thị trường Việt Nam, các buổi workshop với nội dung như vậy chưa thực sự phổ biến.
Hoạt động workshop tại Việt Nam
Các hình thức workshop phổ biến hiện nay
Các hình thức phổ biến của workshop là gì? Ngày nay có 3 hình thức workshop phổ biến, các buổi workshop này diễn ra với mục đích làm rõ và sáng tỏ các vấn đề của chủ đề được thảo luận. Cùng chúng tôi tìm hiểu về các hình thức workshop phổ biến dưới đây nhé.
Workshop chia sẻ kiến thức
Hình thức workshop chia sẻ kiến thức khá phổ biến hiện nay và dễ dàng tổ chức. Quy mô tổ chức thường vài chục đến vài trăm người, diễn ra khoảng 3 đến 4 tiếng tùy người tổ chức. Hình thức workshop này được tổ chức dưới dạng một chuyên gia hay diễn giả, họ sẽ dành 1-2 tiếng để chia sẻ những kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm trong ngành.
Khoảng thời gian còn lại của chương trình dành cho khán giả hỏi và diễn giả giải đáp những thắc mắc. Workshop chia sẻ kiến thức đem lại nhiều kiến thức mới, bổ ích cho người tham dự.
Các hình thức workshop phổ biến hiện nay
Workshop thiên về thực hành
Những buổi workshop thiên về thực hành thường được tổ chức ở nội bộ công ty, được xem như buổi đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm trong ngành, nâng cao trình độ nhân viên. Hình thức workshop này, người tham dự được lắng nghe những chia sẻ kinh nghiệm từ diễn giả. Thời gian còn lại được thực hành công việc nhằm đảm bảo buổi workshop diễn ra hiệu quả. Người tham dự thường là những người mong muốn nâng cao trình độ chuyên môn.
Workshop với mục đích Marketing
Hình thức workshop này diễn ra với mục đích truyền thông, quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm mới. Thường tổ chức với quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Mọi thứ được chuẩn bị rất kỹ và chu đáo với mong muốn người tham dự hiểu rõ nhất về sản phẩm.
Workshop với mục đích marketing thường mời những chuyên gia đến để tư vấn rõ nhất về sản phẩm hoặc có sự tham gia của đại diện nhãn hàng. Mục đích của hình thức workshop này là truyền tải thông tin từ sản phẩm đến người tham dự một cách hiệu quả nhất. Từ đó, dễ dàng tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Quy trình tổ chức workshop thành công?
Hiểu được workshop là gì cũng như các hình thức chủ yếu của workshop sẽ giúp bạn lên kế hoạch để thực hiện một buổi workshop thành công.
Giai đoạn chuẩn bị trước buổi workshop
Trước hết phải xác định được mục tiêu và kết quả cuối cùng cho buổi workshop là gì. Từ đó mới có thể đề ra chiến lược, kế hoạch cụ thể của chương trình, thời gian và những hoạt động sẽ diễn ra. Nếu buổi workshop có khách mời tham dự, cần chuẩn bị kịch bản chương trình gửi đến họ. Điều này sẽ giúp khách mời nắm rõ được chương trình cụ thể đồng thời giúp chương trình đi đúng theo kế hoạch.
Khi đã xác định mục tiêu của buổi workshop, người tổ chức sẽ lập ra danh sách những người tham dự. Ngoài ra các yếu tố bên ngoài như lựa chọn địa điểm tổ chức, trang thiết bị phục vụ cho buổi workshop cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Đây là bước đầu tiên, tưởng chừng không cần thiết nhưng rất quan trọng và quyết định sự thành công của buổi workshop. Nếu không chuẩn bị tốt ở giai đoạn này, người tổ chức sẽ không đạt được kết quả như kỳ vọng.
Xác định vai trò của những người tham dự
Để tăng hiệu quả công việc, và thấy được tính chuyên nghiệp của chương trình, trong quá trình diễn ra buổi workshop, mỗi vị trí trong ban tổ chức đều có vai trò và nhiệm vụ riêng. Việc phân công nhiệm vụ giúp cho mỗi cá nhân nắm rõ thông tin chương trình cụ thể.
- Người điều phối (Facilitator): Người này sẽ có trách nhiệm theo dõi và chỉ đạo chương trình nhằm đảm bảo buổi workshop diễn ra theo đúng kế hoạch. Đồng thời quan sát và hỗ trợ các bộ phận xung quanh và người tham dự. Tạo điều kiện để những ý kiến của khán giả đến diễn giả nhanh chóng nhất.
- Người ghi chép (Note-taker): Người ghi chép sẽ có nhiệm vụ ghi lại những nội dung, hoạt động được thực hiện trong suốt buổi workshop. Những ý kiến của người tham dự, các vấn đề giải đáp từ chuyên gia hay những mục tiêu chưa được thực hiện và sẽ được tổng kết sau khi chương trình kế thúc.
- Người giám sát thời gian (Timekeeper): Công việc của Timekeeper là theo dõi các mục để đảm bảo đúng tiến độ chương trình được đề ra trong kế hoạch. Đồng thời nếu chương trình có những thay đổi, Timekeeper phải phân bổ các mục của chương trình hợp lý.
- Người tham dự (Participant): Họ là những người trực tiếp người lắng nghe những chia sẻ và đưa ra những quan điểm cá nhân trong buổi workshop. Mục đích của người tham dự là thu thập những thông tin, kiến thức bổ ích và kinh nghiệm từ diễn giả.
Quy trình tổ chức một buổi workshop thành công
Tiến hành buổi workshop theo dự kiến
Buổi workshop bắt đầu bằng lời chào, giới thiệu để dẫn dưới vào chủ đề chính của người điều phối. Tiếp theo là phần liệt kê các khung thời gian sẽ diễn ra những hoạt động của chương trình. Đồng thời nêu lên mục đích và mong muốn sau khi buổi workshop kết thúc. Đối với người tham dự, nên lắng nghe và tôn trọng những chia sẻ của diễn giả, tích cực đưa ra ý kiến đóng góp để buổi workshop thành công hơn.
Đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm sau workshop
Cuối chương trình người điều phối sẽ tổng kết lại chương trình. Xác định lại những điều làm được và chưa làm được, mục tiêu đã đúng như kỳ vọng không. Hoàn thành những giải đáp thắc mắc và các thông tin ghi nhận từ khán giả trong buổi workshop. Những rủi ro cần khắc phục và rà soát, kiểm tra các tài liệu liên quan và gửi đến người tham dự.
Những quy tắc cần phải tuân thủ khi tham gia buổi workshop là gì?
Lắng nghe ý kiến, tôn trọng quan điểm của nhau: Buổi workshop là nơi để mọi người cùng nhau chia sẻ ý kiến, vì thế mỗi người một quan điểm và không có nhận định đúng hay sai. Do đó, tất cả ý kiến của mọi người đều được tôn trọng.
Thảo luận với tinh thần chia sẻ, học hỏi: Buổi workshop được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm cho mọi người trong cùng lĩnh vực nào đó, vì thế mọi người đến tham dự là những người có mong muốn học hỏi những cái mới không chỉ từ diễn giả mà còn từ những người xung quanh.
Tập trung trao đổi thảo luận về chủ đề chính: Do thời gian diễn ra buổi workshop có hạn vì thế, bạn không nên để phí thời gian ấy cho những vấn đề ngoài lề.
Thảo luận trong khung thời gian cho phép: Nếu buổi workshop có sự tham gia và chia sẻ từ những khách mời. Thì bạn cần lắng nghe và chỉ nên thảo luận với những người xung quanh trong khoảng thời gian cho phép.
Không miệt thị hay bày tỏ thái độ tiêu cực: Buổi workshop diễn ra dựa trên tinh thần học hỏi vì thế có rất nhiều kiến thức chuyên sâu được đề cập. Do đó bạn hãy tích lũy cho mình những kiến thức cần thiết và phù hợp với bản thân. Đừng tỏ thái độ tiêu cực với những kiến thức không phù hợp với mình.
Tham khảo nhau và đưa ra ý kiến đồng thuận cuối cùng: Để buổi workshop diễn ra thành công tốt đẹp, những người tham dự cần được giải đáp mọi thắc mắc liên quan để chủ đề. Trước khi chương trình kết thức, cần phải có sự thống nhất về kiến thức giữa các bên để mọi người đều nhận được lợi ích.
Bài viết này của Việc làm HCM đã giúp bạn có câu trả lời cho câu hỏi “Workshop là gì?”rồi phải không? Workshop là một hoạt động có ý nghĩa đối với người tham dự cũng như ban tổ chức. Hy vọng rằng những hoạt động có ý nghĩa như vậy sẽ phổ biến hơn, thu hút nhiều người tham gia.